Privacyverklaring

De gemeente Veendam verwerkt persoonsgegevens over u als u gebruik maakt van onze diensten en/of wanneer u deze gegevens aan ons verstrekt. Alle informatie die u ons verstrekt behandelen wij zoals beschreven in onze privacyverklaring.

Dit is de privacyverklaring van gemeente Veendam. De bestuursorganen van de gemeente voeren wettelijke taken en verplichtingen uit en verwerken daarbij persoonsgegevens. Bestuursorganen zijn o.a. de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders en de Gemeenteraad, maar ook de heffings-/invorderingsambtenaar. Het beschermen van persoonsgegevens van inwoners en medewerkers staat daarbij hoog in het vaandel. Hier vindt u algemene informatie over hoe de gemeente Veendam omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u hebt op het gebied van privacy.

Inhoud Privacyverklaring

De privacyverklaring is opgedeeld in de volgende onderwerpen:

  • Functionaris voor de Gegevensbescherming;
  • Verwerkingsdoeleinden;
  • Met wie delen wij uw gegevens?;
  • Verdere verwerking;
  • Welke persoonsgegevens verwerken wij?
  • Welke grondslag hebben wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens?;
  • Van wie hebben wij uw gegevens ontvangen?;
  • Hoe lang bewaren wij uw gegevens?;
  • Geautomatiseerde besluitvorming;
  • Wat zijn uw rechten en hoe zet u deze in?;
  • Verzoek Wpg;
  • Beveiliging;
  • Vragen;
  • Informatie en contact;
  • Wijziging privacyverklaring. 

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

De gemeente Veendam heeft een FG aangesteld. De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder die binnen de organisatie o.a. controleert of de gemeente zich houdt aan de privacyregels. Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de gemeente Veendam omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de FG via fg@veendam.nl.

Verwerkingsdoeleinden

Om u goed te kunnen helpen, verwerken we uw persoonsgegevens. Dat begint op het moment van inschrijving in de gemeente tot aan de aangifte van een overlijden. Als inwoner van de gemeente en soms ook als bezoeker van de gemeente,  krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente.  Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of de verplichtingen die de gemeente heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen per afdeling:

  • Afdeling Sociaal
    • Belastingen en heffingen – zoals het innen van gemeentelijke belastingen.\
    • Participatie – zoals het behandelen van aanvragen voor bijstandsuitkeringen
    • Jeugd en onderwijs – zoals het begeleiden van leerplichtige jongeren en het tegengaan van schoolverzuim
    • Wmo – zoals het behandelen van aanvragen voor zorg en ondersteuning.
  • Afdeling Fysiek
    • Handhaving – zoals het handhaven van de openbare orde en veiligheid binnen de gemeente.
    • Vergunningverlening – zoals het verlenen van vergunningaanvragen voor bouwen en verbouwen
  • Afdeling Dienstverlening
    • Burgerzaken – zoals geboorte, overlijden, verstrekken van paspoort, etc.
    • Klantcontact – zoals het behandelen van vragen en opmerkingen van inwoners.
  • Semi-commerciële instellingen
    • Van BerenSteyn – het verkopen van theaterkaartjes en het verhuren van zalen
    • Sport – het versturen van nieuwsbrieven, het verkopen van kaartjes voor het zwembad en andere zalen, het organiseren van evenementen, etc.

Wilt u meer informatie over een specifieke verwerking? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens bovenaan de pagina.

Met wie delen wij uw gegevens?

Om onze taken goed uit te kunnen voerenwerken we samen met verschillende organisaties, waaronder andere overheidsinstellingen, zorgaanbieders en andere partners. Zo verstrekken wij bijvoorbeeld gegevens aan de Sociale Verzekeringsbank in het kader van zelfredzaamheid en participatie of aan de politie .

Wij hebben passende afspraken gemaakt met alle partijen waarmee we samenwerken over het beschermen van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract die we met deze partijen hebben afgesloten.

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben we afspraken gemaakt. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Veendam blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Unie en de EER. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Unie (en de EER), door ons of door derden namens ons,  zorgen wij ervoor dat dit volgens de wettelijke regels gaat, via:

  • een adequaatheidsbesluit. De Europese Commissie heeft dan bepaald dat een land (buiten de EER) een passend beschermingsniveau waarborgt;
  • extra passende maatregelen indien er geen adequaatheidsbesluit is. Er moeten dan extra afspraken worden gemaakt om de juiste bescherming te bieden, zoals standaardcontracten.
  • in uitzonderlijke gevallen, zoals met toestemming of voor andere belangrijke redenen, mogen gegevens ook zonder extra maatregelen of adequaatheidsbesluit worden doorgegeven.

Verdere verwerking

Soms moet of mag de gemeente uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doelen dan waarvoor de persoonsgegevens in het begin zijn verzameld. Dat kan alleen wanneer dit past bij het oorspronkelijke doel.

Zo gebruikt de gemeente bijvoorbeeld (persoons)gegevens om te onderzoeken of het gemeentelijk beleid goed werkt.  Dat doen we om nieuw beleid te kunnen maken en om de kwaliteit van het beleid te bewaken. Om dit te kunnen onderzoeken moeten we soms gegevens uit verschillende bronnen combineren. Zo kunnen we bijvoorbeeld de leerplichtadministratie bekijken om te onderzoeken of nieuw beleid op het gebied van integrale jeugdhulp op een bepaalde school ook echt werkt. Een dergelijk onderzoek naar de kwaliteit en effectiviteit van beleid is verenigbaar met het oorspronkelijke doel.

Wilt u specifieker weten of uw gegevens verder worden verwerkt? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze pagina.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Gemeente Veendam verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten. Soms zijn dat gevoelige of bijzondere persoonsgegevens.

Hieronder vindt u een overzicht van de gewone persoonsgegevens die we hiervoor verwerken:

  • Persoonlijke gegevens, zoals: naam, geboortedatum, geslacht, gezinssamenstelling;
  • Contactgegevens, zoals: e-mailadres, telefoonnummer, adres;
  • Identificerende persoonsgegevens, zoals: identificatienummer, paspoortnummer, BTW-nummer;
  • Arbeidsgegevens, zoals: werktijden en functie;
  • Inloggegevens, zoals: gebruikersnaam, wachtwoord;
  • Internetgegevens, zoals: IP-adres, online surfgedrag, cookies;
  • Beeldmateriaal, zoals videomateriaal en audiomateriaal in het kader van beveiliging.

Daarnaast worden de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerkt:

  • Strafrechtelijke persoonsgegevens – zoals bij het aanpakken van ondermijning en het inzetten van voorzieningen op het gebied van jeugdhulp;
  • Gegevens over iemands gezondheid – zoals bij maatwerkvoorziening in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo);
  • Ras of etnische afkomst – zoals bij het uitreiken van paspoorten, ID-kaarten en rijbewijzen;
  • Financiële gegevens - zoals inkomsten en uitgaven, bankrekeningnummer, etc. bij bijvoorbeeld het behandelen van aanvragen voor inkomensvoorzieningen.

Tot slot worden door gemeente Veendam het Burgerservicenummers (BSN) verwerkt op grond van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb). Gemeente Veendam verwerkt deze gegevens o.a. bij het uitreiken van paspoorten, ID-kaarten en rijbewijzen.

Welke grondslag hebben wij voor het verwerken van uw gegevens?

De gemeente verwerkt alleen persoonsgegevens als daar een rechtmatige grondslag voor is. De meeste verwerkingen worden verwerkt op basis van een wettelijke plicht, uitvoering overeenkomst of taak van algemeen belang. Ook wordt voor sommige verwerkingen, zoals die van semi-commerciële instellingen als Tropiqua en vanBerensteyn, uitdrukkelijk toestemming gevraagd. Een voorbeeld hiervan is wanneer gezondheidsgegevens van een kind worden gevraagd om hiermee rekening te houden bij zwemlessen. Indien u toestemming hebt gegeven voor een verwerking, mag u dit te allen tijde weer intrekken. Een verzoek tot intrekking van de gegeven toestemming, kan middels het aanvraagformulier voor AVG-verzoeken.

Wanneer een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) persoonsgegevens verwerkt in het kader van zijn politiegegevens (zoals opsporen van strafbare feiten en handhaven van de openbare orde), dan is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Zie hiervoor de Privacyverklaring Wet politiegegevens.

Van wie ontvangen wij uw gegevens?

Naast dat wij gegevens van u zelf ontvangen (middels contactformulieren bijvoorbeeld), ontvangen wij ook gegevens van andere bronnen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • andere gemeenten;
  • andere overheidsorganen zoals het Centraal Administratie Kantoor (CAK), de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), de Belastingdienst of de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
  • basisregistraties zoals de Basisregistratie Personen (BRP) of het kentekenregister (Basisregistratie Voertuigen);
  • gerechtsdeurwaarder;
  • schuldeisers.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt, of zo lang als nodig voor een wettelijke verplichting. Er zijn regels, zoals de Archiefwet, die bepalen hoe lang een gemeente informatie mag bewaren. Deze regels zijn voor de gemeente uitgewerkt in de zogenoemde ‘selectielijst ’. Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd, tenzij het soort informatie anders bepaalt.

Geautomatiseerde besluitvorming

De gemeente maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wat zijn uw rechten en hoe zet u deze in?

Als wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u op grond van de AVG een aantal rechten, namelijk:

  • het recht op inzage - U kunt opvragen welke gegevens wij van u  verwerken om zo te controleren of die gegevens kloppen.
  • het recht op rectificatie - U kunt ons vragen om gegevens die wij van u hebben te wijzigen of aan te vullen indien deze niet kloppen of indien gegevens ontbreken.
  • het recht op gegevenswissing – U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
  • het recht op beperking van de verwerking – U kunt ons vragen om tijdelijk te stoppen met het verwerken van gegevens, bijvoorbeeld omdat u een besluit af wil wachten.
  • het recht op dataportabiliteit – U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie. Dit recht is alleen van toepassing op verwerkingen die zijn gebaseerd op toestemming of uitvoering van een overeenkomst.
  • het recht op bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wilt u één van deze rechten inzetten? Neem dan contact met ons op middels onderstaand formulier:

Aanvraag AVG-verzoek indienen

Als u jonger dan 16 jaar bent of onder curatele staat, dan kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een beroep doen op uw privacyrechten. Dit geldt ook als u onder bewind staat of mentorschap voor u is ingesteld en u zelf onbekwaam dan wel onbevoegd wordt geacht.

Verzoek Wpg

Gemeente Veendam verwerkt ook politiegegevens. Politiegegevens zijn persoonsgegevens die de boa’s van de gemeente gebruiken bij de opsporing en vervolging van strafbare feiten. Als u vragen heeft over de verwerking van deze persoonsgegevens of deze wil aanpassen, neem dan contact met ons op via dit formulier:

Wpg-verzoek indienen

Vragen

Bij algemene vragen kunt u contact opnemen met de Gemeente Veendam via uw eigen contactpersoon die is toegewezen door de gemeente of via info@veendam.nl. Komt u er niet uit of heeft u een specifieke vraag over uw privacy? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via fg@veendam.nl. Komt u er vervolgens samen nog niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter stappen.

Beveiliging

De gemeente Veendam neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of moedwillige manipulatie, verlies, vernietiging of tegen inzage door onbevoegden. Dit doen we zoals in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor gemeenten, rijk, waterschappen en provincies. Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging. De gemeente Veendam heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Fysieke toegangsbeveiliging – zoals wachtwoorden en firewalls op onze computers;
  • Regels m.b.t. geheimhouding voor alle medewerkers.

Informatie en contact

Gemeente Veendam
Raadshuisplein 5
9641 AW Veendam
Telefoon: 0598 652222
E-mail: info@veendam.nl

Gemeente Veendam heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. U kunt contact opnemen via: fg@veendam.nl.

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande waarschuwing gewijzigd worden door de gemeente Veendam. Eventuele wijzigingen gelden vanaf het moment dat ze op de website van gemeente Veendam staan. Om op de hoogte te blijven van deze wijzigingen, raden wij u aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen. Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op woensdag 6 augustus  2025.